Ce nouveau module vous permet de créer, éditer et envoyer des documents en ligne que vos clients peuvent remplir et signer directement via Hubflo, comme des formulaires, des contrats ou des propositions commerciales, par exemple.
Sommaire :
1 - Comment créer un SmartDoc ?
Télécharger un Modèle : Commencez par télécharger un document depuis votre ordinateur. Les formats pris en charge incluent PDF, JPEG, CSV, DOC, etc.
Éditer le Modèle : Une fois téléchargé, vous pouvez personnaliser le document. Ajoutez des champs de signature, des cases à cocher, des champs de date, des zones de texte, et bien plus :
Enregistrer le Modèle : Après avoir édité, enregistrez votre modèle de document. Il est maintenant prêt à être envoyé à vos contacts.
🎉 NOUVEAU : Vous pouvez maintenant prévisualiser votre document avant de l'envoyer à votre client ! Cela vous permet de voir à quoi il ressemble :
Une fois que vous avez fini de rédiger votre document, cliquez sur 'Prévisualiser' en haut à droite :
Ensuite, vous pouvez voir comment votre client verra votre document :
N'oubliez pas de sauvegarder ! 🪄
2 - Comment envoyer un SmartDoc à un client ?
Une fois votre SmartDoc prêt, vous pouvez l'envoyer à votre client. L'email sera envoyé depuis l'adresse que vous avez synchronisée avec Hubflo.
Pour envoyer un SmartDoc, suivez ces étapes :
Sélectionnez un SmartDoc : Accédez au modèle enregistré que vous souhaitez envoyer.
Sélectionnez le destinataire : Choisissez un contact de votre base de données Hubflo.
Envoyez par Email : Un email automatique sera envoyé à votre contact, qui contiendra un lien vers le SmartDoc à compléter:
Vous devez ajouter au moins un champ interactif à votre SmartDoc avant de pouvoir l'envoyer.
Si aucun champ (comme des champs de signature, des zones de texte, des cases à cocher ou des champs de date) n'est ajouté au modèle téléchargé, le bouton "Envoyer" restera grisé et non fonctionnel. Assurez-vous d'inclure au moins un élément. 🙂
3 - Comment les clients interagissent-ils avec les SmartDocs ?
Les clients recevront un email avec un lien vers le SmartDoc. Ils le verront également dans leur portail client s'ils ont un compte actif:
→ Ils peuvent :
Remplir : Saisir les informations requises dans les champs fournis.
Signer : Utiliser les champs de signature pour signer le document numériquement.
Soumettre : Une fois terminé, les clients peuvent soumettre le document directement en ligne.
Télécharger : Le document complété et un certificat de signature en ligne:
4 - Comment suivre le statut de complétion d'un SmartDoc ?
Vous pouvez facilement suivre si vos SmartDocs ont été complétés ou sont encore en attente ici:
5 - Créer un formulaire
Nous avons ajouté 2 options qui vous permettent d'utiliser Smartdocs pour créer des formulaires.
Cliquez sur "nouveau smartdoc" puis sur "ajouter une page vierge".
Ajoutez un titre pour distinguer les sections de votre formulaire
Dessiner les champs ou les glisser-déposer :
6. Attribuer automatiquement des Smartdocs aux clients
Si vous disposez d'un contrat standard ou d'un formulaire d'accueil que vous souhaitez attribuer à tous les nouveaux clients, vous pouvez désormais activer cette option pour un Smartdoc.
Une fois activée, le Smartdoc sera automatiquement attribué à tous les nouveaux clients qui rejoignent votre portail client.
7 - Correspondance automatique des champs
La correspondance automatique des champs permet de lier les champs d'un SmartDoc aux attributs correspondants dans Hubflo. Cette fonctionnalité garantit que les informations saisies par vos clients dans un SmartDoc sont automatiquement mises à jour dans leur profil Hubflo, facilitant ainsi la gestion des données et réduisant le besoin de saisie manuelle :
💡 Vous pouvez associer le champ "Adresse" du SmartDoc à l'attribut "Adresse" dans Hubflo, et le champ "Nom de l'entreprise" à l'attribut correspondant dans Hubflo.
Une fois le SmartDoc complété par le client, ces informations seront automatiquement intégrées dans votre base de données Hubflo, assurant une mise à jour précise et efficace de vos contacts et entreprises.
8 - Dupliquer un SmartDocs
Plus besoin de recréer votre Smartdoc à partir de zéro, vous pouvez maintenant le dupliquer !
9 - FAQ
Puis-je utiliser les SmartDocs dans mon portail client ?
Puis-je utiliser les SmartDocs dans mon portail client ?
Oui ! Les SmartDocs sont parfaitement intégrés dans le portail client Hubflo. Voici comment cela fonctionne :
Accès au Niveau Racine : La section SmartDocs est disponible au niveau racine de votre portail client. Cela signifie qu'elle apparaîtra dans le menu de navigation principal sur le côté gauche de votre écran, tout comme la section de facturation.
Visibilité Spécifique aux Clients : Seuls les clients à qui des SmartDocs ont été assignés verront cette section. Si aucun SmartDoc ne vous est assigné, l'onglet SmartDocs ne sera pas visible dans votre portail client.
Visualisation et Soumission des Documents : Les clients peuvent accéder à leurs SmartDocs assignés via cet onglet. Ils peuvent remplir les champs nécessaires, signer et soumettre les documents directement en ligne. Les documents complétés peuvent également être consultés ici.
Comment mon client est-il notifié ?
Comment mon client est-il notifié ?
Notification par email : Le client reçoit un email contenant un lien vers le SmartDoc. Ce lien les dirige vers le document, qu'ils peuvent compléter et signer en ligne.
Complétion du document : Une fois que le client a rempli et soumis le SmartDoc, le statut du document passe automatiquement à "Complété".
Notification utilisateur sur Hubflo : Dès que le SmartDoc est complété, vous recevrez une notification dans Hubflo. Cette alerte vous informe que le client a terminé le document, vous permettant de le revoir rapidement.
Puis-je obtenir un certificat de signature ?
Puis-je obtenir un certificat de signature ?
Une fois que votre client a soumis un SmartDoc, vous pouvez télécharger à la fois le document complété et un certificat de complétion. Ce certificat est fourni par notre partenaire, DocuSeal, et vérifie la complétion et la signature du document.