Créer et configurer un espace de travail client Les espaces de travail dans Hubflo constituent votre configuration pour chaque client ou projet. Ils définissent ce que vos clients voient dans leur Portail client et sont gérés depuis votre tableau de bord Hubflo.
Vous pouvez y ajouter :
Dossiers, formulaires, tâches, projets
Fichiers, liens, SmartDocs
Messagerie, éléments globaux
Intégrations, facturation, et bien plus encore
Avant de commencer Pour tirer le meilleur parti des espaces de travail et des portails, il est utile de comprendre comment ils s'articulent :
Tableau de bord Hubflo = votre back-office interne
Espace de travail = votre configuration interne pour un client ou un projet. Les clients peuvent avoir accès à plusieurs espaces de travail.
Portail client = ce que voit votre client
Assurez-vous que votre Portail client est configuré dans Paramètres ⚙️ > Portail client avant de créer votre premier espace de travail. Voici ce que vous trouverez dans chaque section :
Paramètres généraux / Domaine Personnalisez l'expérience du portail client :
Titre, accroche et description du portail
Message d'invitation par e-mail et note de bienvenue épinglée
Sous-domaine (ex. :
votreagence.hubflo.com) ou domaine personnalisé
Modèles d'espaces de travail Créez des modèles réutilisables avec :
Dossiers et structures de tâches par défaut
Notes épinglées et SmartDocs
Espaces de discussion préconfigurés
Les modèles sont parfaits pour les services clients récurrents (ex. : onboarding, contrats de prestation, comptabilité).
Associer un projet à un espace de travail
Éléments globaux Contenu qui apparaît dans le portail de chaque client :
Liens Calendly, guides de services, formulaires d'intake, vidéos de bienvenue
Apparence Personnalisez la mise en page visuelle du portail :
Choisissez comment les tâches sont affichées
Définissez les options de visibilité pour les documents, factures et noms internes
Ajoutez une image de couverture et la couleur de votre marque
Créer un nouvel espace de travail client
Rendez-vous dans Portail client > Espaces de travail
Cliquez sur « Nouvel espace de travail »
Renseignez les détails de l'espace de travail :
Titre – Donnez un nom clair à votre espace de travail, généralement le nom de l'entreprise ou du projet de votre client.
Utiliser un modèle – Sélectionnez un modèle d'espace de travail préconfiguré. Cela dupliquera les dossiers et leur contenu. Pour en savoir plus : Utiliser des modèles pour les configurations clients récurrentes.
Créer un espace de discussion (optionnel) – Activez un espace de messagerie en temps réel avec votre client directement dans son portail.
Étiquettes – Organisez vos espaces de travail en les étiquetant avec des labels comme :
prestation,branding,VIP
Utiliser des modèles d'espaces de travail pour les configurations récurrentes Pour gagner du temps et standardiser votre processus :
Rendez-vous dans Portail client > Mes modèles
Cliquez sur + Nouveau modèle et ajoutez un nom
Cliquez sur Créer
Cliquez sur votre nouveau modèle pour commencer à le personnaliser
Depuis cet espace, vous pouvez commencer à ajouter :
Des dossiers pour les livrables ou catégories
Des SmartDocs, notes ou contenus d'onboarding
Des liens, intégrations et ressources clients
Des tâches liées au projet ou au service
Un espace de discussion pour communiquer avec votre client (si activé)
Des éléments de facturation comme des devis et factures (si Stripe est connecté)
Tout ce que vous ajoutez ici alimentera le Portail client et définira ce que voit votre client — entièrement à votre image et organisé exactement comme vous en avez besoin.
Vous pouvez cloner n'importe quel espace de travail et le convertir en modèle :
Rendez-vous dans Portail client > Espaces de travail
Cliquez sur l'espace de travail que vous souhaitez réutiliser
En haut à droite, cliquez sur l'icône 📋 (Convertir en modèle)
Votre nouveau modèle est désormais disponible lors de la création de futurs espaces de travail. Vous le retrouverez dans Paramètres ⚙️ > Modèles d'espaces de travail.
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