Ce guide vous explique les étapes essentielles pour configurer votre portail client et inviter les membres de votre équipe.
Avant de commencer
Avant de vous lancer, il est utile de comprendre la structure de Hubflo, afin de toujours savoir ce qui vous est destiné par rapport à ce que vos clients voient .
Le tableau de bord Hubflo est votre espace de travail interne, où votre équipe gère les projets, les formulaires, la facturation et toutes les interactions avec les clients.
Un espace de travail est votre conteneur dédié à un client spécifique. Il regroupe tous les éléments relatifs à ce client : projets, documents, formulaires, factures, etc. Un client peut avoir accès à plusieurs espaces de travail.
Remarque : Vous pouvez personnaliser chaque espace de travail pour un client spécifique ou créer un modèle d’espace de travail que vous dupliquez pour chaque client. Ainsi, chaque portail client est personnalisé, tout en vous faisant gagner du temps de configuration.
Le portail client est l'interface personnalisée que votre client voit. Il extrait une sélection de contenu de l'espace de travail et le met à disposition dans une plateforme en ligne sécurisée et facile d'utilisation.
💡Voyez les choses ainsi :
Votre tableau de bord est votre siège social → votre espace de travail est un dossier client → et le portail est la magnifique porte d'entrée par laquelle votre client entre.
Avec Hubflo, vous pouvez créer et gérer des espaces de travail pour chaque client, développer leurs projets et partager des informations clés via des portails, le tout depuis un seul et même endroit.
Ajoutez votre logo, vos services et votre marque
Avant d'inviter des clients, personnalisez votre compte Hubflo pour qu'il reflète votre entreprise. Cela contribue à offrir une expérience client soignée et professionnelle dès le départ.
Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres ⚙️ situé en bas → Organisation et image de marque
Veuillez renseigner les informations de votre entreprise :
🏢 Nom : par exemple, Ledger et Bloom
🌐 Site web
✍️ Brève description (utilisée pour aider Hubflo AI, les clients ne la verront pas)
Téléchargez votre logo et, si vous le souhaitez, une image de couverture.
Astuce : Vous pouvez également générer une couverture à l’aide de Hubflo AI !
4. Choisissez les couleurs de votre marque :
Accent (pour les icônes et les boutons)
couleur d'arrière-plan de la barre latérale
couleur du texte de la barre latérale
Astuce : Utilisez Hubflo AI pour extraire les couleurs de votre logo si vous avez besoin d'aide !
5. Dans le module Projets , choisissez le nom que vous souhaitez donner à vos interactions avec les clients. Vous pouvez renommer ce module pour qu'il corresponde à votre activité : missions , dossiers , campagnes , cas , etc.
Remarque : Le module Projets est optionnel, vous pouvez l’activer ou le désactiver.
Invitez votre équipe
Invitez vos utilisateurs internes et attribuez-leur le niveau d'autorisation approprié.
Accédez aux Paramètres ⚙️ → Inviter et gérer les utilisateurs
Dans l' onglet Utilisateurs internes , cliquez sur Inviter un nouvel utilisateur interne, puis saisissez son nom, son prénom et son adresse électronique.
Lors de l'invitation d'un utilisateur, vous pouvez également lui permettre de :
Accédez à tous les salons de discussion de la plateforme
Ou limiter l'accès aux seuls salons de discussion qu'ils créent.
Remarque : Cette section est réservée aux membres de l’équipe interne. Pour inviter un client, rendez-vous sur le portail client, créez un espace de travail et invitez-le depuis cet espace.
Vous pouvez attribuer l'un des rôles suivants :
Rôle | Niveau d'accès |
Propriétaire (Siège payant) | Accès complet à tous les paramètres, à la facturation, aux utilisateurs et au contenu. |
Membre régulier (siège payant) | Possibilité de créer, modifier et supprimer tous les éléments – aucun accès aux paramètres du compte. |
Membre limité (siège payant) | Ils peuvent uniquement consulter, modifier ou supprimer les éléments dont ils sont propriétaires ou qui leur sont attribués. |
Entrepreneur (Place gratuite) | Accès limité aux projets et tâches assignés. Possibilité de téléverser des fichiers, d'enregistrer le temps passé et de créer des notes de frais. Accès impossible aux factures, rapports, paramètres, etc. |
Comptable (Place libre) | Permet de consulter et d'exporter les devis, les factures, les factures récurrentes, les dépenses et les transactions. Accès limité aux autres modules. Idéal pour les experts-comptables externes. |
Important : Pour modifier les rôles des utilisateurs, vous devrez passer à Hubflo Unlimited .
Configurer le portail client et les modèles d'espace de travail
Avant d'inviter des clients, vous devrez configurer votre portail client et créer des modèles d'espace de travail afin que chaque client bénéficie de la même expérience de marque.
💡 N'oubliez pas :
Portail client
= Votre marque et votre mise en page globales (logo, couleurs, message de bienvenue, apparence)Modèle d'espace de travail
= Une structure réutilisable pour chaque espace de travail client (dossiers, modèles de tâches, SmartDocs, salles de discussion, etc.)
Ensemble, ils vous aident à offrir une expérience professionnelle et cohérente .
Créez votre portail client
Dans Paramètres ⚙️ > Portail client , vous trouverez quatre sections pour vous aider à créer une expérience de marque cohérente et conviviale pour vos clients :
Paramètres généraux / Domaine
Voici la configuration de l'interface publique de votre portail , ce que vos clients voient lorsqu'ils se connectent. Vous pouvez définir les éléments de base de votre portail client :
Définissez le titre , l'en-tête et la description de votre portail.
ID du gestionnaire de balises Google
Configurer les notifications SMS via Twilio
Personnalisez votre message d'invitation par e-mail et votre message de bienvenue épinglé
Choisissez votre sous-domaine (par exemple, votreagence.hubflo.com)
Remarque : Vous pouvez également connecter un domaine personnalisé (par exemple, clients.votredomaine.com).
Authentification
Vos clients disposent de plusieurs moyens sécurisés d'accéder à votre portail. Outre la bonne vieille méthode de l'adresse e-mail et du mot de passe, ils peuvent choisir entre l'authentification unique Google et la connexion via Magic Link. Dans cette section, vous pouvez également :
Activer l'authentification à deux facteurs pour les clients
Permettre aux clients de s'inscrire sans invitation
Modèles d'espace de travail
Les modèles facilitent la mise à l'échelle efficace et cohérente de votre travail pour les clients ; inutile de repartir de zéro à chaque fois.
Dans cette section, vous pouvez créer et gérer des modèles d'espace de travail réutilisables qui incluent :
Dossiers par défaut
Sections de tâches prédéfinies
SmartDocs
Notes épinglées
Salons de discussion
Les modèles sont particulièrement utiles lorsque vous proposez différents services avec des interfaces clients spécifiques, comme la comptabilité , la conception web ou les contrats de marketing . Il vous suffit de sélectionner le modèle approprié lors de la création de votre espace de travail, et le tour est joué.
Articles globaux
Les éléments globaux apparaissent épinglés en haut de chaque espace de travail client dans votre portail client. Ils sont parfaits pour des choses comme :
Liens Calendly
Formulaires d'admission
Informations sur le service
Vidéos ou tutoriels de bienvenue
Apparence
C’est ici que vous pouvez configurer l’expérience visuelle pour vos clients :
Choisissez comment les tâches sont affichées (par section, sur la page d'accueil, etc.).
Définir les options de visibilité pour :
SmartDocs, propositions, factures
Noms des équipes internes dans les salles de discussion
Personnalisez la couleur principale et l'image de couverture de votre portail.
Autorisations globales
Vous pouvez limiter ou autoriser vos clients à avoir plus de contrôle sur les dossiers, les tâches et les fichiers du portail. Dans cette section, vous pouvez :
Indiquez si les clients peuvent modifier et déplacer des dossiers et des fichiers.
Accordez aux clients le droit de supprimer leurs propres fichiers.
Permettre aux clients de créer et de modifier des tâches
Déterminez quelles tâches leur sont visibles.
🚀 Prochaines étapes
Maintenant que vous avez configuré votre portail client et invité votre équipe, il est temps de connecter votre messagerie afin de pouvoir communiquer directement avec vos clients depuis Hubflo.
💬 Besoin d'aide ? Contactez-nous à tout moment depuis votre tableau de bord Hubflo ou envoyez un e-mail à notre équipe d'assistance à l'adresse [email protected] .