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Tout savoir sur le suivi des temps (facturables ou non)

Vous souhaitez calculer la rentabilitĂ© du temps passĂ© sur vos projets et/ou tĂąches ? DĂ©couvrez-la fonctionnalitĂ© "suivi des temps" ! ⏰

Écrit par Hubflo Team

  1. Pourquoi suivre ses temps ?

  2. Paramétrer son cout et son taux horaire HT

  3. Créer un suivi des temps manuel

  4. Créer un suivi des temps avec le timer

  5. Refacturer un temps Ă  un client


1 - Pourquoi suivre vos temps?

Le suivi des temps vous permettra en interne de définir combien de temps passent vos équipes sur un projet, il vous permettra également de refacturer votre temps à vos clients si vous le souhaitez.

👉 Rendez-vous dans le module "suivi des temps" et crĂ©ez un nouveau suivi quotidien ou hebdomadaire, vous pouvez aussi le faire directement depuis la fiche d'un projet et/ou une tĂąche.

🚹 On associe un suivi de temps à un projet ou à une tñche et non à un contact.

  • Vous pouvez crĂ©er un temps directement depuis la fiche de votre projet en cliquant sur l'onglet  puis en sĂ©lectionnant "Temps"

  • Vous allez ensuite pouvoir indiquer les informations importantes comme : une durĂ©e, une date, une catĂ©gorie, un tag et un taux horaire (HT).

💡 Pour en savoir plus voici un article pour vous aider :

Temps facturable et non facturable

2. Paramétrer son taux horaire et son coût horaire

Avant de commencer votre suivi des temps, vous pourrez paraméter :

  • Votre taux horaire HT = coĂ»t facturĂ© au client , par exemple 100 € de l'heure

  • Le coĂ»t horaire HT = coĂ»t horaire HT de la personne (vous en l'occurence)

Depuis vos paramÚtres et l'onglet "Mon profil", vous allez pouvoir paramétrer votre taux horaire HT et votre coût horaire HT.

💡 Nos articles additionnels pour vous aider 💡

Refacturer un temps/une dépense

Marquer un temps comme "facturé"

3. Créer un suivi de temps via le module

  • Vous pouvez suivre vos temps en vue "tableau", mais Ă©galement en vue "feuille de temps". La vue feuille de temps vous permet de faire dĂ©filer toutes les journĂ©es dans votre calendrier afin de voir tous les temps que vous avez ajoutĂ© quotidiennement.

Vous avez également la possibilité d'ajouter vos temps en vue semaine en créant des nouvelles lignes.

👉 Focus sur la vue "tableau" :

La vue tableau vous permet de voir les temps à la suite les uns des autres. Vous pouvez ajouter des filtres tel que les dates, le responsable, ou encore des catégories pour retrouver facilement un temps.

👉 Focus sur la vue "feuille de temps"

Vous pouvez défiler vos temps, en mode "jour" ou en mode "semaine".

👉 Focus sur la vue semaine :

Sur le module semaine, vous allez pouvoir ajouter du temps quotidien en cliquant sur " ajouter un temps" comme ceci :

4. CrĂ©er un suivi de temps grĂące au chronomĂštre (timer) ⏰

  • En plus de crĂ©er vos suivis des temps de façon manuelle, vous pouvez Ă©galement lancer le chronomĂštre sur Hubflo, pour enregrister vos temps Ă  la minute prĂšs!

→ Le Chronomùtre est disponible sur ordinateur et sur l'app mobile Hubflo

Pour cela il faut :

  1. SĂ©lectionner un projet/une tĂąche Ă  associer Ă  un temps que vous allez mesurer

  2. Cliquez sur play pour lancer le timer

💡 Plus d'infomations sur le Timer avec notre article : Timer : Suivi des Temps

5. Refacturer des temps Ă  un client

  • Sur Hubflo, depuis la fiche projet liĂ© au suivi des temps, ou directement via le module de facturation, vous pouvez crĂ©er une nouvelle facture :

👉 Ou crĂ©er une nouvelle facture que vous pourrez associer Ă  votre projet :

🚹 Une fois qu'un temps aura Ă©tĂ© injectĂ© Ă  un facture, il ne pourra pas ĂȘtre refacturĂ© de nouveau, et il sera automatiquement marquĂ© comme "facturĂ©".

→ À l'Ă©tape "Lignes" vous pouvez cliquer sur le bouton "refacturation" pour injecter les dĂ©penses liĂ©es Ă  votre projet qui ne sont pas encore facturĂ©es :
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→ Une fois qu'un temps aura Ă©tĂ© injectĂ© Ă  une facture, il ne pourra pas ĂȘtre refacturĂ© de nouveau, et il sera marquĂ© automatiquement comme "facturĂ©"

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