L'Admin Hubflo
Où votre équipe gère les contacts, les projets, les espaces de travail, la facturation, les paramètres, et plus encore. Quand nous parlons de « l'admin », nous faisons référence à la partie de Hubflo où votre équipe interne se connecte et travaille.
Le Portail Client
L'espace personnalisé où vos clients se connectent. Chaque client accède par la même URL du portail (votre sous-domaine ou domaine personnalisé), puis ne voit que le ou les espaces de travail que vous avez configurés pour lui. Votre portail est configuré une seule fois et partagé avec tous les clients.
Espace de travail
Un espace de collaboration dédié à l'intérieur du portail pour un client ou un projet spécifique. C'est là que vous partagez des fichiers, assignez des tâches, envoyez des documents et communiquez avec votre client. Chaque client ne voit que son ou ses propres espaces de travail.
Modèle d'espace de travail
Une structure d'espace de travail préconfigurée que vous pouvez réutiliser pour de nouveaux clients. Au lieu de construire chaque espace de travail à partir de zéro, vous configurez un modèle une seule fois avec des dossiers, des tâches, des sections et du contenu déjà en place, et vous l'utilisez chaque fois que vous intégrez quelqu'un de nouveau.
Répertoire Hubflo
Votre CRM intégré. Chaque contact et entreprise avec lesquels vous travaillez se trouvent ici, y compris les clients, les prospects et les leads. Vous pouvez joindre des projets, des notes, des fichiers et des formulaires directement à un enregistrement de contact, de sorte que tout ce qui concerne cette personne se trouve au même endroit.
Utilisateurs internes
Toute personne de votre équipe ayant une connexion Hubflo. Cela inclut les propriétaires de compte, les membres réguliers, les membres limités, les prestataires et les comptables. En savoir plus sur les rôles et les permissions des utilisateurs →
Clients
Utilisateurs externes que vous servez ajoutés en tant que contacts à votre Répertoire Hubflo. Les clients sont invités dans les espaces de travail et ne peuvent voir que le contenu que vous avez partagé avec eux.
Contacts
Personnes individuelles dans votre Répertoire Hubflo. Les contacts peuvent être classés comme client, prospect, partenaire ou prestataire. Ils peuvent être liés à des entreprises, ajoutés à des espaces de travail, et avoir des projets, des notes, des fichiers et des formulaires attachés à leur dossier.
Entreprises
Organisations dans votre répertoire. Comme les contacts, les entreprises peuvent être classées comme client, prospect, partenaire ou prestataire. Une entreprise peut avoir plusieurs contacts et projets qui lui sont associés.
Champs personnalisés
Champs que vous créez vous-même pour capturer des données supplémentaires sur les contacts, les entreprises, les projets ou les formulaires. Utile pour suivre les informations spécifiques à votre entreprise.
Projets
Comment vous organisez votre travail interne dans Hubflo. Un projet a des étapes, des tâches, et peut être renommé pour correspondre à votre flux de travail, certaines équipes les appellent des emplois, des cas, des dossiers ou des engagements. Les projets peuvent être liés à un espace de travail client lorsque vous souhaitez partager la progression ou assigner des tâches aux clients.
Tableaux de projet
La vue du tableau Kanban pour un projet. Affiche vos tâches organisées par étape, utile pour suivre où se trouve chaque élément de travail en un coup d'œil.
Étapes du projet
Les étapes de votre flux de travail, par exemple, Nouveau, En cours, Révision, Terminé. Les étapes sont configurées par type de projet et aident votre équipe à suivre la progression de manière cohérente.
Tâches
Les tâches individuelles au sein d'un projet. Les tâches peuvent être assignées aux membres de l'équipe ou aux clients, avoir des dates d'échéance et être organisées en sections.
Probabilité de gain
Un champ sur une étape de projet qui indique la probabilité de conclure ou de remporter une affaire. Utile pour suivre votre pipeline et prévoir les revenus sur les prospects actifs.
Modèles de section et de tâche
Des structures de tâche et de section réutilisables que vous pouvez appliquer à n'importe quel projet. Configurez-en une une fois et appliquez-la chaque fois que vous commencez un engagement similaire.
Éléments globaux
Les liens et applications intégrées qui apparaissent en haut de chaque espace de travail client. Utilisez-les pour les choses auxquelles tous les clients ont besoin d'accéder, comme un lien de réservation, un formulaire d'admission, une vidéo d'introduction ou un aperçu de l'entreprise. Configurez une fois dans Paramètres > Éléments globaux.
Permissions globales
Les paramètres d'accès par défaut qui s'appliquent à tous les espaces de travail client. Contrôlez ce que les clients peuvent voir et faire, comme la visibilité des tâches, l'accès aux dossiers et l'accès aux salons de discussion, sans avoir à configurer chaque espace de travail individuellement. Trouvé dans Paramètres > Permissions globales.
Centre de ressources
Un espace de travail partagé visible par tous les clients qui ont accès au portail. Utilisez-le pour le contenu qui s'applique à tous, comme les matériels d'intégration, les mises à jour de l'entreprise, les ressources générales. Contrairement aux espaces de travail individuels, le Centre de ressources n'est pas lié à un seul client.
Intégrations
Les outils externes ou le contenu que vous affichez directement dans un espace de travail ou le portail, comme Calendly, Google Sheets, les vidéos Loom ou les pages Notion. Les clients peuvent interagir avec le contenu intégré sans quitter le portail.
Domaine personnalisé
Une URL de marque pour votre portail client (par ex. clients.yourcompany.com), remplaçant le sous-domaine Hubflo par défaut. À configurer via Paramètres > Portail client.
Sous-domaine
L'URL par défaut sur laquelle votre portail est hébergé, comme yourbusiness.hubflo.com. Disponible dès que vous configurez votre portail, sans aucune configuration supplémentaire.
Lien magique
Une méthode de connexion où les clients reçoivent un lien en un clic par email au lieu de taper un mot de passe. Réduit les frictions pour les clients qui ne veulent pas mémoriser un autre ensemble d'identifiants.
Inscription autonome
Un paramètre qui permet aux clients de s'inscrire à votre portail eux-mêmes, sans invitation directe de votre part. Lorsqu'elle est activée, un bouton S'inscrire apparaît sur votre page de portail et Hubflo crée automatiquement un espace de travail et un enregistrement de contact pour chaque nouvelle inscription.
Google SSO (Authentification unique)
Permet aux clients de se connecter à votre portail en utilisant leur compte Google existant, au lieu de créer un mot de passe séparé.
Facturation
La suite de facturation intégrée de Hubflo. Couvre les propositions, les factures, les factures récurrentes et la collecte de paiements, tous liés à vos contacts, projets et espaces de travail.
Propositions
Documents personnalisés et interactifs que vous envoyez aux clients avant le début des travaux. Peuvent inclure la tarification, les contrats électroniques, les descriptions de services et un flux d'approbation intégré.
Factures
Factures que vous envoyez aux clients pour les travaux terminés ou les services continus. Peuvent être ponctuelles ou récurrentes, et liées à des projets, des contacts ou des espaces de travail.
Factures récurrentes
Factures automatisées envoyées selon un calendrier défini, utiles pour les retenues ou les services basés sur abonnement.
Smartdocs
Documents intelligents et modifiables pour les contrats, les accords de confidentialité ou tout document nécessitant des signatures électroniques, une collaboration ou un remplissage de champs. Contrairement aux PDF statiques, les Smartdocs prennent en charge la logique conditionnelle, plusieurs signataires et les données clients préremplies.
Catalogue
Votre bibliothèque de services. Définissez ce que vous offrez et à quel prix, puis extrayez les articles du catalogue directement dans les propositions et les factures.
Formulaires
Des formulaires personnalisés que vous créez et partagez avec les clients pour des choses comme l'intégration, les demandes de fichiers, les commentaires ou les approbations. Les formulaires peuvent être intégrés dans des espaces de travail ou partagés via un lien direct.
Messagerie
Chat intégré entre vous et vos clients. Remplace les e-mails dispersés et les applications de chat tierces, toutes les conversations sont liées à l'espace de travail pertinent.
Connectez votre compte e-mail à Hubflo pour envoyer, recevoir et gérer les e-mails des clients directement depuis la plateforme. Les e-mails sont liés à l'enregistrement de contact pertinent, de sorte que votre équipe a toujours du contexte sans changer d'outils.
Calendrier
Connectez votre calendrier à Hubflo pour gérer les réservations et la planification aux côtés de votre travail client. À utiliser avec des outils de réservation ou des intégrations comme Calendly pour maintenir la planification centralisée dans la plateforme.
Bibliothèque
Accessible sous Plus > Contenu dans l'admin Hubflo. Un endroit pour stocker les fichiers réutilisables, les modèles et les ressources que vous pouvez intégrer dans les espaces de travail ou partager avec les clients.
Suivi du Temps
Enregistrez les heures par projet, tâche ou membre de l'équipe directement dans Hubflo. Peut être utilisé pour suivre le temps facturable, surveiller la charge de travail de l'équipe ou calculer la rentabilité du projet.
Suivi des Dépenses
Enregistrez et surveillez les coûts par projet. Utile pour calculer la rentabilité, rembourser les membres de l'équipe ou rapporter les dépenses du projet.
Rapports
Rapports intégrés couvrant les ventes, les projets et les finances. Suivez les heures facturables, les revenus, le pipeline et la santé des projets à partir d'un seul endroit.
Workflows
Actions automatisées déclenchées par des événements dans Hubflo, par exemple, envoyer un message lorsqu'une tâche est complétée ou créer un projet lorsqu'un nouveau contact est ajouté. Construit nativement dans Hubflo sans avoir besoin d'un outil tiers.
Zapier / Make
Des plateformes d'automatisation tierces que vous pouvez connecter à Hubflo pour créer des workflows avec des outils en dehors des intégrations natives de Hubflo.
Hubflo API
Pour les développeurs. Vous permet de créer des intégrations personnalisées entre Hubflo et n'importe quel système externe, adaptées à votre logique métier spécifique.
Vous avez un terme que vous aimeriez voir expliqué ? Contactez-nous à [email protected].
